Politique de confidentialité générale

Dernière mise à jour 22.04.2024

Les avocats de TKA attachent une grande importance à la protection des données personnelles. Dans cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur (les données que nous collectons) la manière dont nous traitons les données personnelles. Nous faisons tout notre possible pour garantir votre vie privée et traitons donc les données personnelles avec soin. Les avocats de TKA et tous leurs collaborateurs respectent dans tous les cas les lois et réglementations applicables, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données.

En ce qui concerne les clients, les données personnelles sont traitées conformément à la déclaration de confidentialité spécifique avocat-client dans la mesure où elle s'écarte de la déclaration actuelle.

Les avocats de TKA traitent les données personnelles des fournisseurs de biens ou de services et des autres personnes avec lesquelles ils collaborent en vue de l'exécution de l'accord qui les lie aux avocats de TKA conformément à la déclaration ci-dessous.

1. IDENTITÉ ET COORDONNÉES :

Ce site Internet est la propriété de SL Theuwissen Ketsman Appelmans en C° (TKA),

Les avocats individuels sont responsables du traitement des données personnelles comme indiqué dans la présente déclaration de confidentialité.

Coordonnées : avocat individuel, Ninoofsesteenweg 177-179, 1770 Dilbeek
Téléphone : +32 2 413 00 80
E-mail : Privacy@tka-jur.be
L'autorité de contrôle : L'autorité de protection des données, rue Drukpers 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba .être

2. OBJECTIFS

1. Exécution de l’accord ou de la collaboration
2. Facturation et comptabilité
3. Gestion des litiges
4. Contrôle d'accès et surveillance par caméra

Vous trouverez ci-dessous, par finalité, quelles données personnelles nous traitons, pourquoi nous les traitons, comment nous les obtenons, combien de temps nous les conservons et avec qui nous les partageons.

2.1 Accord et/ou coopération

En vue de l'exécution du contrat que nous avons conclu, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse e-mail, numéro de téléphone), données d'identification délivrées par le gouvernement, numéro d'entreprise, numéro de TVA) , données financières (numéro de compte bancaire), mode de paiement)

Le traitement de ces données personnelles nous permet de vous fournir des conseils juridiques pour remplir nos obligations envers vous.

La base juridique du traitement de vos données personnelles est basée sur l'accord entre nous.

Nous obtenons ces données personnelles directement auprès de vous et/ou indirectement via un tiers.

A ces fins, nous conservons vos données personnelles jusqu'à 7 ans après la clôture du dossier (plus une période de vérification de 1 an).

Nous ne partageons ces données personnelles que si cela est nécessaire avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de l'exécution du contrat.

2.2 Facturation et comptabilité

Aux fins de facturation et de nos obligations comptables, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse e-mail, numéro de téléphone), des données d'identification délivrées par le gouvernement (numéro d'entreprise, numéro de TVA), des données financières. (numéro de compte bancaire, mode de paiement) et prestations/services fournis.

Le traitement de ces données personnelles nous permet de remplir nos obligations envers vous, de tenir notre comptabilité et de respecter nos obligations comptables, notamment en matière d'établissement des comptes annuels.

La base juridique du traitement de vos données personnelles repose sur diverses obligations légales, telles que celles contenues dans le Code de droit économique (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER et art. III.90 WER), le KB WVV (comptabilité en partie double), le Code des sociétés et des associations (art. 3:1 WVV) et le Code des impôts sur le revenu (art. 320 WIB) (article 6.1, c) RGPD) et - dans la mesure où le traitement va au-delà de ce qui est strictement nécessaire au respect de ces obligations légales - sur l'intérêt légitime à tenir nos registres comptables (art. 6.1, f) RGPD).

Nous obtenons ces données personnelles directement auprès de vous et/ou indirectement via un tiers.

À des fins de facturation et de comptabilité, nous conservons vos données personnelles jusqu'à 7 ans après la fin de l'exercice concerné (plus une période de vérification de 1 an).

Nous partageons ces données personnelles uniquement avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de nos traitements de facturation et comptables (notre cabinet comptable, commissaire aux comptes, services gouvernementaux, banques et assurances). Par ailleurs, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous collaborons est disponible sur simple demande écrite.

2.3 Gestion des litiges

Dans le but de gérer d'éventuels litiges, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse e-mail, numéro de téléphone), des données d'identification délivrées par le gouvernement (numéro de carte d'identité, numéro de passeport, numéro de permis de conduire, numéro de pension). , plaque d'immatriculation, etc.), des informations sur la profession et l'emploi, des données financières, des données judiciaires et toutes autres informations pouvant être pertinentes pour la gestion d'un (potentiel) litige.

Le traitement de ces données personnelles nous permet de défendre nos intérêts légitimes dans toutes formes de résolution de litiges et d'en assurer l'administration.

La base juridique du traitement de vos données personnelles repose sur notre intérêt légitime à sauvegarder les droits (contractuels et non contractuels, légaux et autres) de notre cabinet d'avocats (art. 6.1, f) RGPD).

Nous obtenons ces données personnelles directement auprès de vous et/ou indirectement via un tiers.

Pour les besoins de notre gestion des litiges, nous conservons vos données personnelles jusqu'à 5 ans après l'expiration du dernier délai de recours (plus longtemps si nécessaire, par exemple pour respecter des obligations légales) (plus un délai de vérification de 1 an).

Nous partageons ces données personnelles uniquement avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de notre gestion des litiges (conseillers juridiques externes) et avec d'autres parties si nécessaire (services de l'État, services judiciaires et de police, banques et assurances, notre cabinet comptable, huissiers de justice). et agences de recouvrement). Par ailleurs, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (fournisseurs informatiques). Une liste de ces tiers avec lesquels nous collaborons est disponible sur simple demande écrite.

2.4 Contrôle d'accès et surveillance par caméra

En vue d'assurer la sécurité dans nos bureaux, nous pouvons traiter des données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse e-mail, numéro de téléphone), des informations sur la profession et l'emploi (fonction, nom de l'entreprise), l'heure de présence/visite. et enregistrements vidéo et images.

Le traitement de ces données personnelles nous permet de garantir la sécurité dans nos bureaux, notamment grâce à l'enregistrement de nos visiteurs et à la surveillance par caméra.

La base juridique du traitement de vos données personnelles repose sur notre intérêt légitime à assurer la sécurité de nos employés, visiteurs et bureaux (art. 6.1, f) RGPD). La surveillance par caméra est clairement signalée à l'entrée avec le pictogramme bien connu.

Nous obtenons ces données personnelles directement auprès de vous lors de votre inscription à notre accueil et grâce aux images de notre caméra de surveillance.

Pour contrôler la sécurité dans nos bureaux, nous conservons vos données personnelles jusqu'à 1 mois après votre visite dans nos bureaux (plus une période de vérification de 2 semaines), à moins qu'elles ne doivent être conservées plus longtemps comme preuve d'un crime ou d'un dommage spécifique ou pour dans le but d’identifier un auteur potentiel, une victime ou un témoin.

Si nécessaire, nous partageons ces données personnelles avec des tiers (services judiciaires et de police, banques et assurances, avocats, experts ou autres parties impliquées). Par ailleurs, les tiers avec lesquels nous collaborons pour le stockage et la gestion de nos données ont également accès à ces données personnelles (fournisseurs informatiques). Le fournisseur du système d'authentification ne peut accéder au système qu'en cas de nécessité et avec notre autorisation. Une liste de ces tiers avec lesquels nous collaborons est disponible sur simple demande écrite.

3. SÉCURITÉ

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité de vos données personnelles et protéger vos données contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés, accidentels ou illicites.

Nous avons conclu les accords contractuels nécessaires avec les tiers avec lesquels nous collaborons et ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen sans la garantie que vos données y bénéficient également d'un niveau de protection équivalent.

Aperçu (non exhaustif) des mesures techniques de sécurité :

• Utilisation d'une analyse antivirus sur le réseau et les appareils
• Installation d'un pare-feu pour l'ensemble du réseau
• Appliquer une politique de mots de passe, à savoir des codes de connexion doubles et uniques et un mot de passe personnel complexe et régulièrement modifié
• Créez systématiquement des sauvegardes sécurisées pour vous protéger contre la perte de données
• Les données sont stockées sur la plateforme cloud Kleos (Kluwer) et, le cas échéant, sur la comptabilité Exact.
• Les données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes qui ont besoin d'y avoir accès en fonction de leurs fonctions spécifiques
• Sécurité d'accès physique au bâtiment (code d'alarme), classeur verrouillé
• Le bâtiment est équipé d'une alarme antivol et incendie (également CO²), avec connexion à la salle de contrôle, aux services d'urgence et à la police.
• Tous les étages sont équipés d'extincteurs appropriés (avec des propriétés qui endommagent le moins possible les données)
• Les personnes non autorisées n'ont pas libre accès au bâtiment, même pendant les heures de bureau

Aperçu des mesures organisationnelles :

• Politique générale d'information du personnel et des employés en matière de confidentialité, les sensibilisant à la réglementation et leur fournissant des instructions concernant le traitement des données personnelles
• Mise en place d'une clause de confidentialité avec les salariés et les salariés qui gèrent des données personnelles (contrat de travail/règlement de travail)
• Établir des lignes directrices pour le personnel et les employés sur le traitement des données personnelles
• Elaboration de procédures internes en cas d'incidents (fuite de données,..)
• Appliquer une politique de bureau propre au sein de l'entreprise selon laquelle les données confidentielles sont protégées au maximum contre les personnes non autorisées (le vendredi)
• Procédures d'enregistrement concernant la suppression des données personnelles situées sur le matériel mis au rebut.
• Établir des procédures pour garantir la sécurité des données personnelles lorsqu'un salarié quitte l'entreprise
• L'utilisation d'un destructeur de papier ou d'autres moyens pour détruire les données confidentielles, si nécessaire

L' employé s'engage à traiter de manière correcte et confidentielle les données personnelles d'autrui dont il a connaissance directement ou indirectement dans le cadre de sa fonction.

Plus spécifiquement, les règles et lignes directrices non exhaustives suivantes sont convenues :

• Le collaborateur respectera l'obligation générale de confidentialité à laquelle il s'est engagé et ne divulguera en aucun cas les données personnelles d'autrui à des tiers, sauf instruction de TKA.
• L'employé n'utilisera en aucun cas les données personnelles d'autrui pour son propre usage - directement ou indirectement.
• L'employé collectera, stockera et traitera uniquement les données et informations disponibles qui sont nécessaires à l'exercice de ses fonctions spécifiques.
• L'employé veillera à ce que les données personnelles soient transmises uniquement à la personne de contact spécifiquement désignée. En cas de doute, le salarié doit contacter en priorité le partenaire responsable du dossier.
• Si des données ou des informations sont demandées par des organismes officiels, le salarié vérifiera l'identité et la base juridique sur la base desquelles ces informations doivent être communiquées à l'organisme concerné et obtiendra au préalable l'accord du partenaire responsable du dossier.
• Si des données sont demandées par des tiers prétendant agir au nom de la personne concernée ou du client, le client doit d'abord en être informé et son autorisation doit être demandée.
• Lorsque le client collecte ou reçoit des documents personnels contenant des données personnelles, l'employé doit veiller à ce que les données soient transmises à la personne de contact de confiance ou à la personne correctement identifiée. En cas de doute, le collaborateur contactera en priorité le client et/ou le partenaire responsable du dossier.
• Le stockage de données personnelles sur des supports de données (par exemple des clés USB), sur des appareils externes et sur des ordinateurs locaux n'est pas autorisé.
• Les collaborateurs ayant un accès externe (via ordinateur portable, smartphone, etc.) aux données personnelles prennent le plus grand soin de ces équipements et les protègent via un login et un mot de passe personnel complexe. Ils veillent également à ce que les membres de la famille et les personnes non autorisées ne puissent pas accéder à ces données personnelles.
• Les identifiants, mots de passe et codes dont dispose le collaborateur pour accéder aux PC, à la messagerie électronique et à Kleos au titre de sa mission et de sa fonction sont strictement personnels et ne peuvent être divulgués à des tiers.
• L'employé ne permettra pas à des tiers ou à des personnes non autorisées d'accéder aux locaux et bureaux où les données personnelles sont traitées ou, du moins, ne les laissera pas seuls dans ces locaux.
• Les collaborateurs s'engagent à ne pas laisser sans surveillance des documents contenant des données personnelles.

Les mesures seront adaptées si nécessaire.

Techniques similaires que nous utilisons lors de l'utilisation du site Web :
Le site Web de TKA utilise uniquement des cookies qui ne portent pas atteinte à votre vie privée. Aucun formulaire n'est disponible sur le site Web. Pour plus d'informations, consultez la Politique relative aux cookies sur le site www.tka-jur.be

Consulter, modifier ou supprimer des données :
En principe, vous avez le droit de consulter, de corriger ou de supprimer vos données personnelles. En outre, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement des données ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles par les avocats de TKA et vous avez le droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous pouvez nous demander d'envoyer les données personnelles que nous détenons à votre sujet dans un fichier informatique à vous ou à une autre organisation mentionnée par vous.

Vous pouvez envoyer une demande d'accès, de rectification, de suppression, de transfert de données de vos données personnelles ou une demande de retrait de votre consentement ou d'opposition au traitement de vos données personnelles à Privacy@tka-jur.be.

Afin de garantir que la demande d'accès a bien été effectuée par vous, nous vous demandons de joindre à la demande une copie de votre justificatif d'identité. Faites en noir sur cette copie votre photo d'identité, votre MRZ (zone lisible par machine, la bande avec les numéros au bas du passeport), votre numéro de passeport et votre numéro de service citoyen (BSN). Il s'agit de protéger votre vie privée.

L’avocat s’efforce de répondre à votre demande dans les plus brefs délais, mais en tout état de cause dans un délai de trente jours.

Vous devez garder à l’esprit que l’avocat peut ne pas être obligé de donner suite à votre demande d’accès, de rectification, de suppression ou de transfert. Il s'agit de nos obligations légales, pour des raisons d'intérêt public (conservation, analyse statistique, recherche scientifique ou historique), pour la constatation, l'exercice ou la justification d'un droit en justice ou l'exercice justifié du droit à la liberté d'expression et/ou d'information. .

L'avocat tient également à souligner que vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle nationale. Cela peut être fait via les coordonnées disponibles sur : https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ .

4. PROCÉDURE EN CAS DE FUITE DE DONNÉES

Une violation de données peut toujours se produire, même avec les mesures susmentionnées, par exemple lorsque des pirates informatiques accèdent à la boîte aux lettres de TKA, au cloud, au site Internet ou aux appareils. Une violation de données peut également survenir lorsque l’ordinateur portable professionnel du collaborateur est piraté en externe ou lorsque l’ordinateur portable ou le smartphone est volé ou perdu. L’accès non autorisé à des dossiers papier ou à d’autres documents peut également constituer une violation de données.

Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, le collaborateur informera immédiatement l'un des avocats de TKA de la fuite verbalement, par téléphone et par email.

Si nécessaire, les avocats de TKA contacteront immédiatement le responsable informatique et veilleront à ce que les mots de passe et identifiants soient immédiatement remplacés si nécessaire et que toutes les mesures techniques nécessaires soient prises pour sécuriser techniquement à nouveau l'appareil ou le serveur ou en cas de vol ou de perte des données personnelles. associé au cabinet d'avocats.

Si les avocats de TKA estiment que la violation de données personnelles présente un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, ils en informeront l'autorité de protection des données dans les 72 heures suivant la connaissance des faits.

Cette notification comprend :

• Une description concrète de la violation de données survenue.
• Indication des catégories de données personnelles et des personnes concernées
• Conséquences probables de l'infraction
• Mesures prises pour limiter les conséquences
• Contact

Si les avocats de TKA déterminent que la violation de données est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés de la personne concernée, ils l'informeront également de la violation de données.

5. DROITS

Vous pouvez toujours nous contacter pour exercer les droits suivants :

• une demande d'accès ou de rectification de vos données personnelles ;
• une demande d'effacement de vos données personnelles ;
• une demande de limitation du traitement de vos données personnelles ;
• une objection au traitement de vos données ;
• une demande de retrait de votre consentement ;
• une opposition à une prise de décision individuelle entièrement automatisée sans aucune intervention humaine qui vous affecte de manière significative ; et
• une plainte si vous pensez que nous n’agissons pas conformément à la loi applicable en matière de protection des données. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données.

Vous pouvez toujours nous contacter pour exercer vos droits, toujours à l'attention de l'avocat que vous avez consulté conformément aux informations mentionnées sous 1/.

Nous respectons tous les droits concernant vos données personnelles auxquels vous avez droit en vertu de la loi applicable.

Afin de suivre et de répondre correctement à vos demandes, nous traitons vos données personnelles sur la base de nos obligations légales découlant du chapitre III en liaison avec l'art. 5.2 RGPD (art. 6.1, c) RGPD). Nous pouvons vous demander de motiver votre demande et/ou de nous fournir une preuve d'identité, par exemple une copie du recto de votre carte d'identité.

6. Politique de confidentialité et mises à jour :

TKA peut modifier sa politique de confidentialité. La dernière version peut être consultée sur le site Internet