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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour 31.08.2020

Ce site web est la propriété de SRL Theuwissen Ketsman Appelmans en C° (TKA)

Données de contact : Ninoofsesteenweg 177-179,1770 Dilbeek
Adresse du siège social : Ninoofsesteenweg 177-179,1770 Dilbeek
Téléphone : +32 2 413 00 80
Fax: +32 2 413 00 99
E-mail : privacy@tka-jur.be
L'organisme de contrôle : Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be

Les avocats de TKA attache une grande importance à la protection de vos données personnelles (et que votre vie privée soit respectée). Dans cette déclaration de confidentialité, nous voulons fournir des informations claires et transparentes sur (quelles données nous rassemblons) comment nous traitons les données personnelles. Nous faisons tout notre possible afin de préserver votre vie privée et donc gérer les données personnelles avec soin. Les avocats et tous ses collaborateurs respectent dans toutes les situations les lois et règlements applicables, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (MB 05.09.2018)

Cela implique que dans tous les cas nous :

  • traitons vos données personnelles conformément à l’objectif pour lequel elles ont été fournies, ces objectifs et le type de données personnelles sont décrites dans cette déclaration de confidentialité ;
  • limitons le traitement de vos données personnelles uniquement aux seules données requises pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
  • demandons votre autorisation expresse si nous en avons besoin pour le traitement de données personnelles ;
  • avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la protection de vos données personnelles ;
  • ne communiquons pas de données personnelles à d’autres parties, à moins que cela ne soit nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquelles elles nous ont été fournies ;
  • connaissons vos droits concernant vos données personnelles, nous attirons votre attention sur ceux-ci et nous les respectons.

Les avocats sont responsable du traitement de vos données personnelles comme indiqué dans la présente déclaration de confidentialité.

Coordonnées: voir ci-dessus

Données personnelles que nous traitons :

Les avocats de TKA traite vos données personnelles en tant que client en raison de votre demande de traitement de votre (vos) dossier(s) et ce, jusqu’à la fin éventuelle de la collaboration, sauf si un traitement supplémentaire est nécessaire selon les conditions mentionnées ci-dessous.

Les avocats de TKA traite les données personnelles des fournisseurs de biens et de services en vue de l’exécution du contrat conclu avec les avocats de TKA.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des données personnelles que nous traitons (éventuellement)

  1. dans la gestion des dossiers juridiques au moment où le traitement est requis (données clients) :
    • Données d’identification
    • Caractéristiques personnelles (sexe, date et lieu de naissance, état civil)
    • Profession, emploi/accréditation et permis
    • Données d’identification électronique
    • Spécificités financières
    • Enseignement, formation, publications
    • Statut de résidence / permis de travail
    • Données et apparence physique
    • Habitudes de vie (consommation de tabac / d’alcool, mode de vie, contacts sociaux, propriétés)
    • Plaintes, accidents ou incidents
    • Composition de ménage, noms et informations sur les membres de la famille
    • Données psychologiques (avis sur la personnalité ou le caractère)
    • Loisirs et intérêts
    • Adhésions (autre que professionnelles, politiques ou syndicales)
    • Informations judiciaires
    • Caractéristiques concernant l’habitation – autre que l’adresse (location ou propriété, durée du séjour, charges, …)
    • Enregistrements d’images
    • Enregistrements sonores (en ce compris enregistrement téléphonique, enregistrement sur bandes) 

    L'avocat traite (éventuellement) les données personnelles spécifiques et/ou sensibles suivantes :

    • Antécédents pénaux, faits ou condamnations
    • Données de personnes âgées de moins de 16 ans
    • Données personnelles indiquant la race ou l’origine ethnique, les opinions politiques, religieuses ou convictions philosophiques, l’appartenance à un syndicat, et traitement de données génétiques, données biométriques en vue de l’identification unique d’une personne, données sur la santé, données en lien avec le comportement ou l’orientation sexuelle d’une personne.

  2. lors de la négociation, de la conclusion et / ou de l’exécution de contrats avec des fournisseurs :
    • Profession, emploi/accréditation et permis
    • Données d’identification
    • Données d’identification électroniques
    • Données financières
    • Coordonnées
    • Données TVA

Dans quel but et sur base de quel fondement nous traitons les données personnelles ?

  1. Pour le traitement des dossiers (clients) :

    L'avocat traite vos données personnelles pour la gestion des dossiers avec les finalités et les fondements suivants :

    Finalités:

    • Traitement administratif et juridique des dossiers confiés par les clients (avis, informations, règlement judiciaire et extrajudiciaire de contentieux, médiation, …)
    • Contact et communication avec le client, les parties adverses, les autorités compétentes (y compris non judiciaire), …
    • Recherches nécessaires pour le dossier (registre national, banque carrefour entreprise, fca, …)
    • Comptabilité, gestion financière (facturation, transfert d’argent, …)
    • Gestion de la clientèle

    Fondements :

    • Autorisation
    • Exécution de l’accord contracuel
    • Intérêt légitime des avocats de TKA ou de tiers
    • Obligation légale

  2. en ce qui concerne la relation avec les fournisseurs :

    Finalités :

    • Activités du cabinet d’avocats (gestion des fournisseurs, communication, comptabilité, facturation, paiement, …)

    Fondements :

    • Exécution de l’accord contractuel
    • Obligation légale

Combien de temps nous conservons les données personnelles :

L'avocat ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps qu’il n’est strictement nécessaire afin de réaliser les objectifs pour lesquels vos données ont été collectées et obtenues. 

Nous utilisons les durées de conservation suivantes en fonction des catégories de données personnelles ci-dessous : 

    1. en ce qui concerne la gestion des dossiers clients
      • Toutes les données papiers sont conservées jusqu’à 5 ans après la clôture du dossier conformément au délai de prescription légale.
      • La conservation court jusqu’à 10 ans après la fin du service / clôture du dossier en ce qui concerne la conservation digitale des données personnelles. Après ce délai, certaines données d’indentification peuvent encore être conservées (afin de prévenir les conflits d’intérêts).

    2. en ce qui concerne les fournisseurs :
      • Les données des fournisseurs sont conservées jusqu’à 7 ans après la prestation ou la réalisation du contrat.

Partage de données personnelles avec des tiers :

L'avocat ne vend pas les données de ses clients et de ses fournisseurs et fournit celles-ci exclusivement aux tiers (compétents) si cela est nécessaire pour l’exécution de nos obligations et compétences légales  ou pour l’exécution de notre contrat avec vous.

Si cela s’avère nécessaire pour l’exécution de notre mission / du traitement du dossier, de faire appel à un huissier de justice ou à un traducteur, le client nous permet de choisir  celui-ci sauf instruction expresse contraire. Nous faisons appel à d’autres tiers, comme des notaires, des experts ou des comptables, uniquement avec le consentement explicite du client et choisi en concertation avec le client.

Avec les entreprises qui traitent vos données dans le cadre de notre mission (fournisseurs de software, comptable du cabinet,…), nous concluons un contrat afin de garantir le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données. 

Si le traitement du dossier confié l’exige, les avocats de TKA peut partager l’ensemble des données de votre dossier avec d’autres avocats et acteurs du monde juridique ( exécution du contrat).

Si le traitement de votre dossier nécessite une action (procédurale) hors de la Belgique, mais à l’intérieur de l’Union Européenne, les données vous concernant et celles récoltées par votre avocat peuvent être communiquées aux acteurs juridiques des autres pays de l’Union Européenne ( également soumis au règlement RGPD). Pour la communication aux pays non membres de l’Union Européenne, des mesures particulières doivent être prises.

L'avocat reste responsable de ce traitement.

Comment nous protégeons les données personnelles :

L'avocat prend la protection de vos données au sérieux et prend donc toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables et adaptées pour prévenir les abus, les pertes, les accès non autorisés, les divulgations non souhaités et les modifications non autorisés.  

Si vous avez l’impression que vos données ne sont pas suffisamment sécurisées ou qu’il y a des indications de mauvaise utilisation, veuillez nous contacter via les coordonnées mentionnées ci-dessus.

Vue d’ensemble des mesures de sécurité technique

      • Utilisation d’un antivirus pour le réseau, le serveur et les appareils informatiques
      • Installation d’un pare-feu pour l’ensemble du réseau
      • Utilisation d’une politique de mot de passe, càd codes de connexion doubles et uniques et mots de passe complexes modifiés régulièrement
      • Sauvegardes sécurisées systématiques afin d’éviter les pertes de données
      • Les données sont stockées sur la plate-forme « cloud » Kleos (Kluwer) et uniquement limité au serveur local (uniquement e-mail)
      • Les données personnelles sont uniquement accessibles aux personnes qui doivent y avoir accès en vertu de leurs responsabilités professionnelles spécifiques
      • Système de sécurité d’accès physique au bâtiment (code alarme), armoires regroupant les dossiers sous clé
      • Le bâtiment est équipé d’une alarme en cas d’effraction et d’incendie (également CO2), relié à une salle de contrôle, aux services de secours et aux services de police
      • Tous les étages sont équipés d’extincteurs appropriés (avec des propriétés qui endommagent le moins possible les données)
      • Les personnes non autorisées n’ont pas de libre accès au bâtiment, même pendant les heures de bureau.

Vue d’ensemble des mesures organisationnelles:  

      • Politique d’information générale pour le personnel et les collaborateurs en ce qui concerne la vie privée, en leur faisant prendre conscience de la règlementation et en leur donnant les instructions concernant la façon de traiter les données personnelles
      • Etablissement d’une clause de confidentialité avec les employés et les collaborateurs qui gèrent des données personnelles (contrat de travail / règlement de travail)
      • Mise en place de lignes directrices pour le personnel et les collaborateurs concernant le traitement des données personnelles
      • Mise en place de procédures internes en cas d’incidents (fuite de données,…)
      • Politique de « clean-desk » au sein de l’entreprise afin que l’accès aux données confidentielles soit protégé de manière maximale contre les personnes non autorisées (le vendredi)
      • Mise en place de procédures concernant la suppression de données personnelles qui se trouvent sur du matériel hors d’usage
      • Mise en place de procédures pour garantir la sécurité des données personnelles lorsque un employé ou un collaborateur quitte l’entreprise
      • Utilisation d’un déchiqueteur de papier ou d’autres moyens pour détruire les données confidentielles

L’employé/collaborateur s’engage à traiter de manière correcte et confidentielle les données personnelles dont il prend connaissance directement ou indirectement de par ses fonctions.

Plus spécifiquement, les règles et lignes directrices suivantes sont établies :

      • L’employé / collaborateur respectera l’obligation générale de confidentialité à laquelle il a souscrit et ne divulguera en aucun cas des données personnelles à des tiers, à moins qu’il en ait reçu l’instruction des avocats de TKA
      • L’employé / collaborateur n’utilisera en aucun cas les données personnelles pour son usage propre – directement ou indirectement.
      • L’employé / collaborateur recueillera , conservera et traitera uniquement les données et informations disponibles qui sont nécessaires à l’exécution de ses responsabilités professionnelles spécifiques.
      • L’employé / collaborateur veillera au fait que les données personnelles soient uniquement communiquées à la personne de contact désignée. En cas de doute, l’employé / collaborateur prend d’abord contact avec l’associé responsable du dossier.
      • Si des données ou informations sont demandées par des instances officielles l’employé / collaborateur contrôlera l’identité et le fondement légal par lequel ces informations doivent être communiquées à l’autorité compétente et obtiendra préalablement l’accord de l’associé responsable du dossier.
      • Si des données sont demandées par des tiers qui agissent au nom de la personne concernée ou du client, le client doit être préalablement informé et l’autorisation doit être demandée.
      • Lorsque le client vient chercher ou reçoit des documents avec des données personnelles, l’employé / le collaborateur doit s’assurer que les données sont transmises à la bonne personne de contact ou à la personne correctement identifiée. En cas de doute, l’employé / le collaborateur prendra d’abord contact avec le client et / ou avec l’associé responsable du dossier.
      • La stockage de données personnelles sur des supports de données (par exemple des clés USB), sur des périphériques externes et sur des ordinateurs locaux n’est pas autorisé.
      • Les employés / les collaborateurs qui dispose d’un accès externe (via un ordinateur portable, smartphone,…) aux données personnelles prennent le plus grand soin de cet équipement et le protègent via un login et un mot de passe personnel et complexe. Ils veillent également à ce que les membres de leur famille et les personnes non autorisées ne puissent pas prendre connaissance de ces données personnelles.
      • Les identifiants, mots de passe et codes par lesquels l’employé / le collaborateur a, en vertu de sa mission et de sa fonction, accès aux PC’s, e-mail et Kleos sont strictement personnels et ne peuvent être divulgués à des tiers.
      • L’employé / le collaborateur n’autorisera pas les tiers ou les personnes non autorisées à accéder aux locaux et bureaux où des données personnelles sont traitées ou ne les laissera pas seul dans ces locaux.
      • Les employés / collaborateurs s’engagent à ne pas laisser les documents contenant des données personnelles sans surveillance.

Les mesures sont ajustées si nécessaire.

Techniques comparables que nous utilisons pour le site web :

Le site web TKA utilise uniquement des cookies qui ne portent pas atteinte à votre vie privée. Pour plus d’information voir : Politique de Cookies sur www.tka-jur.be;

Prise de connaissance, modification ou suppression des données :

Vous avez en principe le droit de consulter, corriger ou supprimer vos données. De plus, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles par les avocats de TKA et vous avez le droit à la transmission des données. Cela signifie que vous pouvez nous soumettre une demande d’envoi, à vous ou à une autre organisation que vous avez mentionné, des informations personnelles que nous avons dans votre dossier informatique.

Vous pouvez envoyer une demande de communication, de rectification, de suppression, de transfert de vos données personnelles ou une demande de retrait de votre consentement ou des réserves quant au traitement de vos données personnelles à privacy@tka-jur.be

Pour être certain que la demande est faite par vous , nous vous demandons d’envoyer avec votre demande une copie de votre pièce d’identité. Vous pouvez noircir lesdonnées qui ne sont pas indispensable à votre identification. Ceci dans le but de protéger votre vie privée.

L'avocat tient à réagir aussi rapidement que possible, et en tout cas dans les trente jours de votre demande.

Vous devez toutefois garder à l’esprit que l'avocat ne sera pas obligé de se conformer à votre demande d’accès, de correction, de suppression ou de transfert. Ceci en raison de nos obligations légales, en raison d’intérêt général (préservation, analyse statistique, recherche scientifique ou historique), pour la mise en œuvre, l’exercice ou la justification d’une procédure judiciaire ou pour l’exercice légitime du droit à la liberté d’expression et/ou d’information.

L'avocat souhaite également souligner que vous avez la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’autorité nationale de contrôle. Cela peut se faire via les coordonnées suivantes : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

Procédure en cas de violation  de données

Une violation des données peut se produire, même lorsque les mesures susmentionnées ont été prises, par exemple lorsque des hackers accèdent à la boite mail, au cloud, au site internet ou au serveur de TKA. Une violation de données peut également se produire lorsque l’ordinateur portable professionnel de l’employé / du collaborateur est piraté ou lorsque l’ordinateur portable ou le smartphone est volé ou perdu. L’accès non autorisé aux dossiers papiers ou à d’autres documents peut également entraîner une violation de données.

Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, l’employé / le collaborateur informera immédiatement un des avocats de TKA de la violation, oralement, par téléphone et par mail. Le cas échéant, les avocats de TKA prennent immédiatement contact avec le responsable informatique et veillent à ce que les mots de passe et les logins soient modifiés si nécessaire et que toutes les mesures techniques nécessaires soient prises pour sécuriser à nouveau techniquement l’appareil ou le serveur ou, en cas de vol ou de perte, pour supprimer les données personnelles en lien avec le cabinet d’avocat.

Si les avocats de TKA considèrent que la violation en lien avec les données personnelles comporte un risque pour les droits et les libertés des personnes physiques, ils en informent l’autorité de protection des données dans les 72 heures de la prise de connaissance des faits.

Cette communication comprend :

      • Une description concrète de la violation des données qui s’est produite
      • Une description des catégories de données personnelles et des personnes concernées
      • Les effets probables de la violation
      • Les mesures prises pour limiter les conséquences
      • La personne de contact

Si les avocats de TKA estiment que la violation de données comprend un haut risque pour les droits et libertés des personnes concernées, ils informent également ceux-ci de la violation des données.

Modification de la politique de confidentialité :

TKA peut modifier sa politique de confidentialité. Une annonce de cette modification sera faite sur notre site web.